Оформление выдачи материальной помощи: бухгалтерский и налог учёт

Выдача материальной помощи сотрудникам, действующим и бывшим, может вызвать в вслед за собой вопросы, связанные с порядком отражения в бухгалтерском учете проводок по ее выдаче, начислением НДФЛ и страховых платежей, формированием налог учёта по налогу на прибыль.

Многие компании оказывают своим работникам материальную помощь, и у бухгалтера появляются вопросы, какими документами оформить и как отразить в учете выдачу материальной помощи:

• в связи со кончиной работника либо участников его семьи;
• к отпуску;
• в связи с рождением либо усыновлением малыша;
• в других случаях.

Оформление выдачи материальной помощи

Законодательно комплект материалов на оформление выдачи материальной помощи не выяснен, в связи с чем управлению компании нужно создать свой регламент для данной хозяйственной операции. Пакет типовых документов может быть следующим:

• обращение сотрудника при выходе в отпуск прося представить добавочную оплату к отпуску, в случае если режим ее оплаты и размер выяснены в коллективном либо трудовом контракте;
• обращение сотрудника прося оказать денежную поддержку по любым иным основаниям, закрепленным коллективным либо трудовым контрактом, и каких-то иным локально-нормативно правовым актом компании (работнику нужно приложить к обращению документ, удостоверяющий наступление условий, являющихся основанием данной оплаты);
• приказ о оплате (издается после получения обращения на материальную помощь (по любым основаниям)).

Указанные документы будут основанием для бухгалтера произвести начисление материальной помощи (проводки для отражения в учете будут отмечены в следующем разделении).

Материальная помощь, проводки в бухгалтерском учете

Представление материальной помощи отражается проводками по дебету счета учета 91 "Иные доходы и затраты", субсчет 2 "Иные затраты" в корреспонденции с займом счета 73 "Расчеты с персоналом по иным операциям" в рамках оплат действительным работникам, либо счета 76 "Расчеты с различными дебиторами и заимодавцами" при оказании денежной поддержки иным физлицам.

Разрешается отражать начисление материальной помощи проводкой по займу счета 70 "Расчеты с персоналом по зарплате ", данный режим обязан быть закреплен в учетной политике компании.

Поддержка работника может носить как финансовую (1), так и натуральную (2) форму:

1. Выдана материальная помощь — проводка будет в корреспонденции с займом счета 50 "Касса" (при выдаче ее наличными финансовыми средствами) либо счета 51 "Банковский счёт" (при перечислении на р/с).
2. Оказана поддержка работнику в натуральной форме — корреспондирующим счетом будет учет выдаваемого имущества, к примеру 10 "Сырье и материалы", 40 "Готовая продукция и товары".

В случаях направления нераспределенной прибыли на поддержку работников счет 91 будет поменян 84-м, "Нераспределенная прибыль (непокрытый расход)".

НДФЛ

С суммы, оказанной своим работникам, денежной поддержки работодателю нужно удержать НДФЛ (ст. 210 НК РФ), исключением представляются:

• суммы единоразовой денежной поддержки, не превышающие 4000 рублей за год (пп. 28 ст. 217 НК РФ);
• сумма единовременной оплаты от работодателя, но не свыше 50 000 рублей (пп. 8 ст. 217 НК РФ), выплачиваемые отцам с матерью при рождении малыша (усыновителям, опекунам). Наряду с этим ограничение в 50 000 рублей. подлежит употреблению работодателем в отношении всякого из отцов с матерью (Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 12.07.2017 № 03-04-06/44336).

В любой другой ситуации нужно отразить начисление НДФЛ по матпомощи проводкой по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по иным операциям", счета 70 "Расчеты с персоналом по зарплате " либо счета 76 "Расчеты с различными дебиторами и заимодавцами", в корреспонденции с займом счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Суммы оказываемой работодателям помощи родным родственникам своего скончавшегося работника, даже бывшего либо вышедшего на пенсию, НДФЛ не облагаются (п. 8 ст. 217 НК РФ). Кроме того получили освобождение от НДФЛ суммы, уплаченные в связи с чрезвычайными обстановками, жертвами коих стали работники либо их родные родственники (пп. 8.3, 8.4 ст. 217 НК РФ), и единовременные оплаты, создаваемые в адрес работника, уходящего на пенсию (п. 8.5 ст. 217 НК РФ).

В случаях оказания содействия сотрудникам в натуральной форме и невозможности удержать НДФЛ до конца год работодателю нужно не позднее 1 марта следующего года сообщить в налорги о данное обстоятельстве (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Страховые платежи

Страховые платежи, по основаниям ст. 421 НК РФ, и платежи "на травматизм" (ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ): в то время как начислена материальная помощь — проводка по дебету счета учета 91 "Иные доходы и затраты", субсчет 2 "Иные затраты" в корреспонденции с займом счета 69 "Расчеты по общественному страхованию и обеспечению".

Не подлежат обложению страховыми платежами единовременные оплаты в виде материальной помощи по тем же основаниям, что и для НДФЛ (ст. 422 НК РФ).

Наряду с этим работодателю нужно принимать в расчет, что поддержка работника, отражённая в натуральной форме, кроме того представляется базой для начисления страховых платежей и платежей "на травматизм".

налог учёт

С целью налог учёта для компаний, использующих различные системы налогообложения, возможно учесть оплаты матпомощи к отпуску, но лишь в случае если данный вид оплат закреплен в коллективном либо трудовом контракте и зависит от выполнения рабочем дисциплины, и зарплаты (Письма Министерства финансов Росиийской Федерации от 03.07.2012 № 03-03-06/1/330, от 03.09.2012 № 03-03-06/1/461).

Это указывает, что в случае если коллективным контрактом установлен для всех работников однообразный размер оплаты к отпуску, то такие затраты принять при налог учёте по налогу на прибыль компания не сумеет, а вдруг доплата к отпуску делает роль единовременной оплаты, связанной с исполнением работником своих рабочих функций, то ее возможно принять в расходах для умыслов налог учёта по налогу на прибыль.

Принципиально важно подчернуть, что, не обращая внимания на то, что оплаты материальной помощи на рождение либо усыновление малыша, в связи со кончиной участников семьи и др. виды оплат, конкретные рабочим либо коллективным контрактом, не принимаются для умыслов налог учёта согласно с налоговым регулированием, страховые платежи, начисленные согласно данным оплатам, возможно принять с целью налог учёта (Письмо Министерства финансов Росиийской Федерации от 29.04.2010 № 03-03-06/4/53).